Как лучше справляться с входящей документацией
Обычно, мы создаем иллюзию порядка складывая в стопочку все важные и неважные документы и вещи. В такой стопочке можно, как правило, найти и новый женский журнал, и буклет со скидками с прошлогодней датой, и квитанции за квартплату, и детские рисунки. Складываем мы все это не один день и даже не один месяц. Поэтому сама мысль, чтобы разобрать такую кучу, приводит нас в ужас. Но даже, если мы начинаем этим заниматься, то уборка сводится к уменьшению такой стопки процентов на 20%, остальное вы снова аккуратненько складируете, вдруг когда-нибудь что-нибудь пригодится. В результате, вы не только не убрали, но и впустую потратили уйму времени. Как же лучше справляться со всякого рода бумажками, письмами, журналами и пр.?
Вот советы, как лучше справляться с входящей документацией:
• Пересмотрите всю груду документов, начиная с верхнего.
• Помните, ваша цель — рассмотреть каждый документ или вещь только один раз. Из лотка для входящих все документы попадают прямо в пункт конечного назначения. Если хотите узнать, сколько времени вы тратите, возясь с бумагами, ставьте красную точку на документе всякий раз, как берете его в руки. Если ваши документы стали похожи на больных скарлатиной, настала пора кардинальных перемен!
• Взяв в руки очередной документ, задайте себе следующие вопросы:
1. Какие действия мне нужно предпринять сейчас?
2. Какие действия мне нужно предпринять позже?
3. Где нужно хранить данный документ?
Отвечая на такие нехитрые вопросы, вы вскоре научитесь быстро и эффективно сортировать все вещи и документы и точно не потеряете квитанцию об оплате коммунальных услуг и сможете почитать свежий номер журнала.